Chystáte se dělat doma pořádek a už předem se děsíte, kolik dokumentů a mnohdy i zbytečných papírů na vás ve štosech čeká na roztřídění? Pokud ano, pak se neděste, poradíme, jak udělat v dokumentech pořádek a trochu je zpřehlednit. Domácí archivační systém musí být flexibilní, aby se dokázal přizpůsobit změnám a zároveň jednoduchý, přehledný. Na úklid a organizaci si udělejte čas – jde minimálně o víkendový projekt.
Co vše budete potřebovat?
-
Skříň na spisy nebo poličky
-
Šanony nebo krabice, do kterých budete jednotlivé složky ukládat
-
Složky
-
Kancelářskou sešívačku
-
Odpadkový koš
-
Skartovačku
-
Popisovač nebo nalepovací štítky
Jak na to?
-
Dejte vaše veškeré papíry/dokumenty na jednu hromadu
-
Zaujměte pohodlnou pozici a pusťte se do třídění
-
Vše poctivě roztřiďte – co myslíte, že už bude nepotřebné, zlikvidujte (použijte skartovačku)
-
Případně můžete některé papíry použít k recyklaci (kreativní tvoření)
-
Vytvořte kolem sebe dostatek místa, budete vytvářet různé hromádky – respektive 5 základních hromádek
Připravte si 5 hromádek
-
Akční papíry (to jsou dokumenty, které musíte mít stále po ruce: smlouvy, záruční listy, lékařské zprávy atd.)
-
Archív (dokumenty, které si pro jistotu ukládáte, ale víte, že s nimi nepotřebujete manipulovat: například staré výpisy z účtu)
-
Domácnost (dokumenty týkající se vaší domácnosti: kupóny, důležitá telefonní čísla na opraváře, recepty)
-
Recyklace (papíry, které neobsahují žádné citlivé údaje a můžete je využít třeba u kreativní činnosti)
-
Skartovat (papíry, které obsahují citlivé údaje, ale už nejsou k ničemu)
Vytvořte archivační systém
V podstatě vám zůstanou 3 hromádky, se kterými budete dále pracovat. Ty je nyní potřeba rozdělit na další podkategorie: domácnost, smlouvy, zaměstnání, certifikáty, zajištění na důchod, životní spoření, bankovní výpisy, rodné listy, daně…K tomuto účelu použijte kancelářskou sešívačku, aby jste měli pohromadě všechny správné papíry s návazností na sebe. Uložte je do jednotlivých složek.
Tyto složky pak budete dále ukládat do krabic nebo šanonu. Do jedné kategorie můžete uložit více složek. Například do složky zaměstnání, mohou přijít výplatní pásky, smlouvy, dohody, výpovědi. Do složky domácnost mohou přijít složenky, účtenky, záruční listy domácích spotřebičů, smlouva o pronájmu, pojištění domácnosti. Případně můžete dokumenty ukládat i podle abecedy nebo barevně rozlišit.
Obrázky: connygraf, thespruce